Når flere skoler skal arbejde med AI, er opgaven pædagogisk, teknisk og organisatorisk. Lærerne har brug for anvendelige værktøjer. Skolelederne har brug for rammer. Forvaltningen skal vurdere aftaler, økonomi og data.
Brug skole.bots kommuneaftale som udgangspunkt for en konkret dialog. Kommunens egen vurdering og krav gælder stadig. En fælles løsning behøver ikke betyde, at alle skoler bruger AI på samme måde.
Saml kravene før du vælger løsning
Beskriv de anvendelser, kommunen vil understøtte. Lærerforberedelse uden elevdata stiller andre spørgsmål end elevchat og materiale med personoplysninger. Inddrag både pædagogiske konsulenter, IT og databeskyttelsesrådgiver.
Aftal, hvilke krav der er fælles, og hvad skolerne selv kan beslutte. Det kan være adgang, tilladte oplysninger, lokale kontaktpersoner og håndtering af spørgsmål fra medarbejdere og forældre.
Gennemgå databehandlingen samlet
Bed om standard-DPA, aktuelle underdatabehandlere og sikkerheds- og slettebilag. Afklar behandlingssteder, adgang, hændelseshåndtering og tilbagelevering ved ophør. EU-hosting er et aftalekrav; konkrete steder skal dokumenteres.
Kommunen afklarer behandlingsgrundlag, risikovurdering og eventuel konsekvensanalyse med de relevante ansvarlige. Samtykkeindstillinger og audit-log i et produkt er ikke i sig selv juridisk godkendelse.
Gør økonomien sammenlignelig
Prissiden viser pris pr. elev, mindste elevtal og den treårige periode for kommuneaftalen. Beregneren viser årspris og samlet kontraktværdi. Bestilling sker via formular med EAN-faktura, ikke med betalingskort.
Vurder den samlede kontraktværdi og indkøbsforpligtelserne. En beregning er ikke en udbudsretlig vurdering. Afklar også omfang af support, administration og eventuelt serviceniveau skriftligt i aftalen.
Afprøv med en fælles evalueringsramme
Start med en skole og konkrete opgaver. Saml erfaringer om faglig kvalitet, medarbejdernes introduktionsbehov og praktisk administration. Brug fejl og begrænsninger som beslutningsgrundlag.
Undersøg først funktionerne med generiske eksempler uden elevdata. En gratis pilotforespørgsel er ikke en betalt kommuneaftale. Aftal rammerne, og vurder erfaringerne før en eventuel bredere bestilling. Udpeg en kommunal kontaktperson, der samler skolernes spørgsmål. En fælles opsamling bør vise både pædagogiske muligheder, administrative behov og forhold, der stadig kræver dokumentation eller afklaring.
